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#Wichtige Dinge erledigen

Getting Things Done
David Allen: Getting Things Done!

Bist du den ganzen Tag am Machen und Tun – und dennoch stehen abends mehr Aufgaben auf deiner Liste als morgens? Dann ist die Methode „Getting Things Done“ vielleicht etwas für dich. Bei uns lief das lange Zeit so: Morgens klappten wir unseren Laptop auf und machten uns an die Arbeit. Wir hatten gemeinsam geplant und wussten genau, was wir an diesem Tag gewuppt kriegen wollten. Doch abends standen diese Punkte immer noch auf unserer To-Do-Liste. Der einzige Unterschied? Es waren noch ein paar mehr Aufgaben dazu gekommen. Nachts wälzte ich mich dann hin und her, und ging in Gedanken meine Aufgabenlisten rauf und runter. So sah nicht jeder unserer Arbeitstage aus. Aber doch immerhin so viele, dass wir dringend etwas ändern wollten. Deshalb schauten wir uns um und entdeckten die Methode „Getting Things Done“ von David Allen.Wir wissen nicht, ob es David Allen auch so ging. Aber auf jeden Fall will er mit der Methode „Getting Things Done“ (GTD) ein Mittel gegen solche Arbeitsalptraumtage in peto haben. Der Ansatz ist schon recht komplex. Wenn du sie einführen willst, muss also dein Leidensdruck schon ein bisschen höher sein, damit du genug Motivation mitbringst, um eine ganze Reihe von Gewohnheiten in deinem Alltag zu verändern und di Aufgaben in deinem Arbeits- als und deinem Privatleben anders zu verwalten. Denn das ist das Besondere an GTD: Du hast alle Aufgaben in einer zentralen Sammelstelle – egal, ob es um's Einkaufen, Verreisen, die Buchhaltung oder deinen Job geht.Warum lohnt sich GTD?Natürlich gibt es immer mal Tage, an denen alles Drunter und Drüber geht. Doch Schluss muss damit sein, wenn du vor lauter Kleinkram die wirklich wichtigen Aufgaben vergisst – vor allem, wenn es deine Lebensträume sind, die du immer hinter die Erwartungen und Spontanwünsche der anderen stellst. Ja, und natürlich, wenn der Berg an Dingen, an die du permanent denken musst, dich so stressen, dass du krank und unglücklich wirst.Deshalb geht es bei GTD vor allem um zwei Dinge: Erstens verspricht es, dass du immer einen Überblick über alle Aufgaben hast, die zur Zeit anliegen (horizontale Übersicht). Und zweitens hast du immer eine Priorisierung. Du weißt also, welche Aufgaben wie wichtig (für dich) sind.Die Vorteile von GTDÜberblick: Du kennst deine Aufgaben und weißt, was wie wichtig und/oder eilig ist. Du vergisst nichts.Struktur: Du hast eine praktische und erprobte Anleitung, wie du vorgehen kannst.Kontext: Du sortierst deine Aufgaben anhand ihrer Ähnlichkeit (zum Beispiel alle Telefonate, Gesprächstermine, Besorgungen, etc.). Und zwar egal, ob sie privat oder beruflich sind.Einfachheit: Für GTD brauchst du im Prinzip nicht viel mehr als Papier und Stift.Die Vorgehensweise von GTDUm „Getting Things Done“ einzuführen, solltest du dir ein bisschen Zeit nehmen. Viele halten zwei Tage für einen guten Zeitraum. Es hängt aber natürlich vor allem davon ab, wie viele Aufgaben du zu bewältigen hast, wie komplex deine Projekte sind – und, naja, wie ordentlich du bislang deine Aufgabenverwaltung gemacht hast. Nun legst du dir folgendes an:Einen TerminkalenderEingangsboxen wie einen Postkorb, ein Notizbuch oder ein Mail-Postfach (je weniger, desto besser)Eine Liste aller laufenden ProjekteFür jedes Projekt eine Liste der nächsten SchritteEine Materialsammlung für jedes laufende ProjekteEin Archiv, indem du alles alphabetisch ablegst, was du im Moment nicht brauchst, aber vielleicht später.43 GTD-Ordner, am besten ein Hängeregister mit 12 Hängeordnern pro Monat und 31 kleineren Mappen für jeden Tag eines Monats. Jeden Morgen leerst du die Mappe für den heutigen Tag und steckst die leere Mappe in den Ordner des kommenden Monats. So hast du immer die aktuellen Aufgaben auf deinem Tisch. Am Monatsanfang leerst du den Ordner diesen Monats und sortierst alle Unterlagen in die jeweils richtigen Tagesmappen.GTD – so geht’sDamit ist gemeint, dass du dir einen Überblick über alle Projekte verschaffst, die dich betreffen. Dazu gehst du folgendermaßen vor:1. Alles in die EingangsboxenLeg dir Eingangsboxen zu und sammele dort alle Aufgaben, die an dich herangetragen werden: Emails in einem speziellen Email-Postfach, eigene Notizen in deinem Notizbuch, Post in einem Postkorb. Jeden Tag leerst du diese Sammelstellen.2. Notiere allesNotiere dir außer dem wirklich immer alles, was zu tun ist. Ganz egal, ob du die Blumen bei deiner Nachbarin gießen musst, während sie in Urlaub ist; du zum Yoga gehen willst; du den Müll rausbringen musst; oder dein Traumprojekt vorangetrieben werden will. Warum? Es entlastet dein Gehirn, wenn du weißt: „Ich muss an nichts mehr denken. Ich habe alles aufgeschrieben. Ich kann nichts mehr vergessen“. Und du wirst ruhig und entspannt!3. Kategorisiere immerzuDann gehst du alles durch und ordnest die Projekte nach Kategorien: Überlege dir bei jedem Punkt auf deiner Liste, ob du ihn wirklich erledigen musst! Und wenn ja, dann frage dich, ob du die Aufgabe sofort erledigen solltest (gibt es akuten Handlungsbedarf?), wann du sie machen solltest oder ob du sie an jemanden delegieren kannst. Alles, was weniger als 2 Minuten dauert, sollst du laut GTD sofort erledigen!4. Erledige Kleines sofortAlles, was länger als 2 Minuten dauert und mehrere Arbeitsschritte erfordert, ist laut GTD ein Projekt. Für jedes Projekt legst du (falls nötig) eine Materialsammlung an. Außerdem planst du deine Projekte immer sorgfältig.5. Plane Projekt mit SorgfaltJedes Projekt sollte so präzise wie möglich geplant sein. Dazu beschreibst du in einem Satz, was du dir als Ergebnis wünschst: Was ist der Zweck des Projektes? Dann machst du ein Brainstorming dazu, was alles notwendig ist, um das Ziel zu erreichen. Danach entscheidest du, was die ersten Schritte sind. Schreibe sie in deinem Notizbuch auf. Wenn du also aufgeschrieben hast: „Ich möchte die Finanzierung meines Traumprojektes sichern“, dann könnte dein erster Schritt sein „Meine Freundin anrufen, die Fundraising macht“.6. Entscheide, wann was zu tun istEntscheide, wann du die ersten Schritte des Projektes angehen willst: Notiere in deinem Terminkalender die nächsten Schritte, mach dir eine Erinnerungsliste für die nächsten Schritte und die Dinge, auf die du in dieser Sache warten musst. Sortiere Materialien oder andere wichtige Unterlagen pro Projekt in deinem Ordnersystem.FazitNicht alle kommen mit diesem recht komplexen System zurecht. Manche finden, es hat zu viel – andere, es habe zu wenig Struktur. So hat zum Beispiel der Minimalist Leo Barbauta die Methode weiter entwickelt und „Zen to Done“ (ZTD) genannt. Was wir besonders gut an GTD finden ist, dass es sich in einem wichtigen Punkt vom klassischen Zeit- und Aufgaben-Management unterscheidet: Du überlegst dir nicht mehr vorher, wie lange du wohl für eine Aufgabe oder ein Projekt brauchst und versuchst das dann einzuhalten. Nein, du brauchst einfach so lange, wie du nun mal brauchst – und danach nimmst du dir die nächste wichtige Aufgabe vor.Wir finden, das entlastet enorm. Denn ersten funktionieren diese Zeitvorgaben unserer Erfahrung ohnehin meistens nicht. Alles dauert immer länger, als man denkt! Und das gibt einem zweitens immer ein negatives Gefühl – so, als hätte man nicht genug geschafft. GTD lenkt dagegen den Blick von der To-Do-Liste auf das, was man alles geschafft hat. Das finden wir gut und motivierend.Also: Probier GTD doch auch mal aus! Allerdings solltest du dir dazu noch mehr Infos holen. Zum Beispiel in dem lesenswerten Buch von David Allen (siehe unten). Wenn du Erfahrungen mit GTD hast, dann hinterlasse doch einen Kommentar und teile mit anderen dein Wissen!Wie ich die Dinge geregelt kriegeSelbstmanagement für den Alltag David Allen, ISBN 978-3-492-30720-8, Piper Verlag, 12,00 EuroBei buch7.de bestellen