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Moderationsmethoden für Meetings

  • Dauer

    1–8 Std.

  • Grad

    mittel

  • Anzahl

    4–12 Personen

Moderationsmethoden für Meetings

Mit den richtigen Moderationsmethoden werden Meetings produktiv und gemeinschaftsbildend. Tipps, Methoden und Prozesse für die Moderation von Meetings.

Meetings können eine anstrengende, zeitraubende und unproduktive Angelegenheit sein – wenn sie nicht richtig vorbereitet und durchgeführt werden. Doch wenn es eine*n Moderator*in gibt, der/die die Sache mit Herz und Verstand in die Hand nimmt, dann bringen Meetings nicht nur tolle Ergebnisse – sie sind dann für alle auch ein Erlebnis, dass zusammenbringt und verbindet. Und das ist wichtig. Denn unsere These ist: Um die Wirtschaft, die Gesellschaft und die ganze Welt öko-fairer zu machen, müssen wir unsere Art der Zusammenarbeit verändern! Wir müssen Formen der Kooperation finden, in denen Vertrauen wächst, wir uns gegenseitig ermutigen und fördern und das gemeinsame Anliegen wichtiger ist, als das eigene Ego.

Deshalb gibt es hier eine Reihe von Tipps für dich, wie du Meetings gut vorbereiten und zu einem Lernort machen kannst, indem alle Beteiligten neue Kooperationsformen, Kommunikations- und Verhaltensweisen für eine bessere Welt üben können.

Warum sind manche Meetings umproduktiv?

Warum klappt es so oft nicht mit produktiven Meetings, die alle mit einem guten Gefühl verlassen? Nach unserer Erfahrungen hapert es an folgenden Punkten:

1. Die Meetings sind schlecht vorbereitet

Es ist unklar, was das Ziel des Meetings ist und in welchen Schritten man sich dorthin bewegen will.

Die Lösung: Es sollte immer jemand für diesen Punkt die Verantwortung tragen. Das bedeutet, dass sie oder er das Ziel des Treffens klärt, bevor ihr euch trefft. Manchmal stellt sich dabei nämlich heraus, dass gar kein Meeting nötig ist! Außerdem kann sie oder er eine Agenda und ein Ablauf im Vorfeld machen und mit den anderen Teilnehmer*innen abstimmen. Geübte Teams können diese aber auch zu Beginn des Meetings gemeinsam erstellen.

2. Es fehlt eine Moderation bzw. Kommunikationsregeln

Dann reden die Extrovertierten munter vor sich hin, kommen vom Hölzchen zu Stöckchen – einfach nur, weil sie sich so gerne reden hören. Die Introvertierten machen es sich derweil in ihrer Schweigsamkeit gemütlich.

Die Lösung: Erstellt gemeinsam Kommunikationsregeln (wie „wir lassen uns ausreden“ oder „wir nutzen ein Handzeichen, wenn uns ein Beitrag zu lange dauert“). Ernennt pro Meeting eine*n Moderator*in (am besten schon bevor es losgeht, damit der- oder diejenige Zeit hat, sich vorzubereiten). Außerdem kann es sehr hilfreich sein, im Kreis zu sprechen und einen Redestein zu nutzen (ja, ich weiß: manche belächeln das. Aber probiert es einfach mal aus – es bewirkt wirklich etwas!).

3. Es gibt kein Protokoll

Ein Klassiker unproduktiver Meetings ist, dass alle reden und reden – aber niemand schreibt irgend etwas auf oder visualisiert etwas in irgend einer Form. Die Menschen gehen wieder auseinander – und ein paar Stunden später gibt es keine gemeinsame Vorstellung mehr, was man in dem Treffen eigentlich vereinbart hat.

Die Lösung: Benennt zu Beginn des Meetings eine Person, die für die Dokumentation sorgt. Das bedeutet nicht, dass sie alleine mitschreiben muss, aber sie achtet darauf, dass alles festgehalten wird. Macht es euch zur Gewohnheit, so viel visuell zu arbeiten wie möglich. Nutzt Flipcharts, Post-Its und Moderationskarten, um schon während ihr sprecht festzuhalten, was die Aufgabe, die Idee, der Termin, die Information etc. ist. Zeichnet und skribbelt dabei auch gerne – dann bleibt der Inhalt besser im Gedächtnis!

4. Keine Lernkultur

Wenn das Bewusstsein dafür fehlt, dass die Art der Zusammenarbeit ein Thema oder eine Aufgabe unter anderen ist, die ein Team, eine Gruppe, eine Initiative oder Organisation gemeinsam ebenfalls bearbeiten muss – dann kann sie in dieser Hinsicht nicht dazu lernen. Jede*r denkt sich dann vielleicht „Ach, immer diese nervigen Meetings“ – aber es gibt keine Gelegenheit, daran etwas zu verändern.

Die Lösung: Nehmt euch – zum Beispiel am Ende des Meetings – immer ein bisschen Zeit, um die Qualität eurer Zusammenarbeit zu reflektieren. Zumindest so lange, bis ihr das Gefühl habt, dass alles gut läuft.

Was zeichnet einen guten Moderatoren aus?

Es kann in einer Gruppe zu Konflikten kommen, wenn jemand die Moderation eines Meetings übernimmt und gleichzeitig als Team-Mitglied an Diskussionen teilnimmt. Der Grund ist, dass man als Moderation eine gewisse Machtstellung haben kann – wenn man sie ausnutzt. Auf diese Weise kann man als Moderation Diskussionsverläufe manipulieren, immer unter dem Deckmäntelchen, dass es ja nur um Kommunikationsregeln und Abläufe gehe. Wenn du also die Moderation eines Meetings übernimmst, solltest du folgende Regeln beachten:

  • Sorge für eine gute Organisation (etwa von Zeit, Ablauf, Materialien u.v.m.)
  • Sei in deiner Rolle als Moderator*in neutral (mach deutlich, wenn du als Team-Mitglied Stellung beziehst und trenne diese beiden Positionen sorgfältig!)
  • Sei empathisch (sei dir bewusst, dass du leicht eine Machtposition ausnutzen kannst, versuche andere Positionen etc. anzunehmen und niemanden zu verurteilen! Akzeptiere Kritik und nimm sie als Gelegenheit, dazu zu lernen)
  • Sei diszipliniert (versuche den Ablauf konsequent so zu gestalten, dass es der Gemeinschaft und der Sache zugute kommt. Versuche Introvertierte zum Reden zu ermutigen und Vielredner*innen zu bremsen)
  • Bleibe achtsam (bleibe mit deiner ganzen Aufmerksamkeit beim Geschehen. Du hast zwei Aufgaben: Den Ablauf des Meetings optimal zu steuern und ggf. als Mitglied mitzuarbeiten)

 

Der Aufbau guter Meetings

Jedes Meeting unterteilt sich in die drei Phasen: Anfangsphase, Arbeitsphase und Abschlussphase. Wichtig ist dabei:

1. Anfangsphase

Am besten beginnst du jedes Meeting mit einem sogenannten Check-In. Dabei stellt ihr euch immer wieder die gleichen (drei) Fragen und beantwortet sie einmal im Kreis herum. Inhaltlich sollte es in diesen Fragen nicht um Fachliches gehen, sondern um persönliches. Auf diese Weise bekommen alle ein Gefühl für den Zustand der anderen und können viel besser gut miteinander umgehen. Mögliche Check-In-Fragen sind zum Beispiel

  • Wie geht es dir?
  • Was bringst du mit?
  • Welche besonderen Aha-Erkenntnisse magst du mit uns teilen?

Die Anfangsphase kann auch mit einem Moment der Stille und/oder einem Gedicht oder dem Schlag einer Zimbel beginnen oder enden. All das sind Rituale, die dem Team signalisieren: Jetzt beginnt das Meeting. Dies erzeugt eine höhere Konzentration und bessere Arbeitsstimmung.

2. Arbeitsphase

In dieser Phase geht es um das eigentliche Ziel des Meetings. Je nach Anlass ist es sinnvoll unterschiedliche Methoden zu wählen:

  • Geht es um Kreativität und Ideenfindung, dann wähle Kreativmethoden bzw. solche, die Gespräche, die kollektive Intelligenz und Ideenvielfalt fördern (also eher divergent wirken).
  • Geht es um Planung und Abstimmung, dann wähle Methoden, die Klarheit, Struktur und Fokus verschaffen (also eher konvergent wirken).
  • Geht es um die Lösung eines Problems oder Konfliktes, dann wähle Methoden, die moderieren, Dahinterliegendes zeigen, Positionen verdeutlichen und auf gemeinsame Entscheidungen hinauslaufen.

Methoden-Tipps

Es gibt eine ganze Reihe von Methoden, die für bestimmte Anwendungsfälle gedacht sind oder ein bestimmtes Problem lösen sollen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Kreisgespräche
  • Dynamic Facilitation
  • Appreciative Inquiry (AI)
  • OpenSpace
  • Art of Hosting
  • Worldcafé
  • Liberating Structures
  • Dragon Dreaming
  • Metaplan Technik

Manche der Methoden – wie OpenSpace oder Zukunftswerkstatt – sind aber vor allem auch für Großgruppenveranstaltungen gedacht. Sie lassen sich unserer Erfahrung nach aber auch für Meetings bzw. kürzere Arbeitstreffen mit einer kleineren Anzahl von Menschen anpassen und einsetzen.

 

3. Die Schlussphase

Ein guter Abschluss ist ebenso wichtig für ein gelungenes Meeting, wie die ersten beiden Phasen. In der Schlussphase stellt die Moderation sicher, dass:

  • Alle Vereinbarungen klar und für alle zugänglich dokumentiert sind
  • Alle notwendigen Entscheidungen gemeinsam getroffen wurden
  • Alle Ideen und Ergebnisse festgehalten und zugänglich sind
  • Es keine offenen Punkte oder losen Enden mehr gibt

Im Idealfall fasst der/die Moderator*in das Wichtigste noch einmal kurz zusammen und lässt sich von anderen ergänzen, falls nötig. Außerdem kann es sinnvoll sein, gleich einen Folgetermin für das nächste Meeting und ein Ziel festzulegen.

Beendet jedes Meeting mit einem Check-Out. Wie beim Check-In geht es hierbei nicht um Inhaltliches, sondern um Persönliches. Unserer Erfahrung nach hat es langfristig einen überaus positiven Einfluss auf die Atmosphäre in der Gruppe, wenn es dabei um positive Bewertungen geht. Fragen, die wir gerne nutzen sind:

  • Wie geht es dir?
  • Wofür bist du dankbar?
  • Wem in dieser Runde möchtest du ein Kompliment machen?

 

Dein Feedback

Wenn du selbst Erfahrung mit der Moderation von Meetings und Arbeitstreffen hast, dann teile doch deine Tipps und Kenntnisse mit den anderen: Hinterlasse einen Kommentar!

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